Elaboración de Manuales de Procedimientos en las Relaciones Públicas

Elaboración de Manuales de Procedimientos en las Relaciones Públicas

1.  Definición y Propósitos

1.1. Definción

Un manual de procedimientos de Relaciones Públicas es un documento técnico-administrativo que detalla de forma ordenada, secuencial y escrita las actividades que deben seguirse en el departamento.

1.2. Propósito general

Estandarizar procesos de trabajo, facilitar la capacitación del personal y garantizar que la organización proyecte una imagen coherente frente a sus públicos internos y externos.

1.3. Principales propósitos:

• Documentar las acciones específicas de comunicación.
• Establecer responsabilidades y jerarquías en cada procedimiento.
• Optimizar tiempos y recursos.
• Minimizar errores en la ejecución.
• Servir como material de formación para estudiantes y nuevos profesionales.

2. Estructura de un Manual de Procedimientos de Relaciones Públicas

 

2.1. Portada y Datos Generales

• Nombre de la organización
• Título del manual
• Fecha de elaboración/actualización
• Área responsable

2.2. Introducción

• Alcance del manual (área, departamentos o públicos a los que se dirige).
• Objetivo general del documento.
• Fundamentación: en esta sección se explica el porqué de la existencia del manual, sustentándolo con argumentos teóricos, prácticos y contextuales conectando la importancia de la disciplina de Relaciones Públicas con la necesidad de sistematizar cierto(s) proceso(s) en la organización.

2.3. Información de la organización

• Misión, visión, valores
• Principios éticos de comunicación.
• Estructura del área de relaciones públicas.

 2.4. Glosario de Términos

• Definiciones claras de conceptos frecuentes: stakeholders, comunicado, house organ, vocería, protocolo, KPI, entre otros.

2.5. Normatividad de Referencia

• Lineamientos internos (estatutos de la institución, códigos de ética).
• Reglamentos externos aplicables (ley de transparencia, normas de comunicación digital, protección de datos).

2.6. Procedimientos Específicos

Cada procedimiento debe redactarse con una estructura estándar, por ejemplo:

1. Nombre del procedimiento (ej. Organización de conferencias de prensa en…).
2. Objetivo específico (ej. Garantizar la adecuada atención a medios de comunicación).
3. Alcance (qué áreas participan y hasta dónde llega el procedimiento).
4. Responsables (roles: director de comunicación, jefe de prensa, community manager, eo.).
5. Recursos necesarios (materiales, humanos, tecnológicos).
6. Descripción secuencial de actividades:
7. Formatos y documentos de apoyo (plantillas, checklists, guías de estilo).
8. Indicadores de evaluación (ej. número de medios presentes, publicaciones generadas).

2.7. Diagramas de Flujo

• Representación gráfica de cada procedimiento.
• Permite visualizar responsables y secuencia de actividades.

2.8 Anexos

• Modelos de comunicados, notas de prensa, guiones de vocería.
• Checklists de organización de eventos, listas de invitados.

3. Ámbitos de Procedimientos en Relaciones Públicas

Los manuales pueden especializarse en diferentes ámbitos:

• Comunicación interna: boletines, house organ, comunicación digital interna, eo.
• Comunicación externa: atención a medios, organización de ruedas de prensa, gestión de entrevistas, eo.
• Eventos institucionales: inauguraciones, aniversarios, conferencias académicas, eo.
• Manejo de crisis: protocolos de respuesta, mensajes clave, responsables de vocería, eo.
• Responsabilidad social corporativa: campañas de sostenibilidad, voluntariado.
• Protocolo y ceremonial: orden de precedencias, redacción de discursos, atención a invitados especiales, eo.

4. Estilo de Redacción del Manual

La redacción debe ser:

• Clara y directa: usar verbos en infinitivo o imperativo (elaborar, enviar, verificar, coordinar).
• Uniforme: misma estructura en todos los procedimientos.
• Objetiva: evitar adjetivos innecesarios o ambigüedades.
• Normada: incluir referencias a reglamentos o manuales de identidad.
• Accesible: utilizar cuadros, numeraciones y diagramas para facilitar la consulta.

Ejemplo:

Paso 1. Redactar el comunicado de prensa de acuerdo con la plantilla institucional.

Paso 2. Enviar a revisión con el Director de Comunicación.

Paso 3. Difundir el comunicado a la lista de medios aprobada.

5. Beneficios del Manual de Procedimientos en Relaciones Públicas

• Coherencia institucional: asegura que todos los actores sigan un mismo guion comunicacional.
• Capacitación: material de enseñanza para estudiantes y formación de nuevos colaboradores.
• Eficiencia: evita duplicidades y omisiones en tareas críticas.
• Control y evaluación: facilita medir resultados y retroalimentar los procesos.
• Imagen pública: refuerza la credibilidad y profesionalismo de la organización.

 

Referencias (APA 7)

• Fernández, J. L. (2018). Manual de comunicación institucional y relaciones públicas. ESIC Editorial.
• Losada-Díaz, J. C. (2016). Gestión de la comunicación en las organizaciones. Editorial UOC.
• Palencia-Lefler, M. (2019). Relaciones públicas: Estrategias y procedimientos. Editorial UOC.
• Xifra, J. (2021). Comunicación corporativa y relaciones públicas (6ª ed.). Editorial UOC.
• Yanes Mesa, L. (2017). Manual de procedimientos administrativos. Trillas.

Tarea: Ejemplo de un Borrador de un Manual de Procedimientos de Relaciones Públicas

 

Objetivo de la tarea:

El estudiante será capaz de redactar un borrador estructurado de un manual de procedimientos de una organización en uno o varios ámbitos de las  Relaciones Públicas, aplicando los elementos teóricos revisados en clase y mostrando claridad, coherencia y profesionalismo en la comunicación escrita.

 

Instrucciones:

1. Seleccionen  una organización para un ámbito de aplicación en las relaciones públicas (empresa, universidad, inmobiliaria, hospital, ONG, evento cultural, etc.).
2. Redacten un borrador de manual de procedimientos que incluya, como mínimo:
• Portada y datos generales.
• Introducción (alcance, objetivo general y fundamentación).
• Información institucional (misión, visión y valores).
• Glosario de términos.
• Procedimientos específicos detallados con base al número de integrantes del equipo siendo un procedimiento por cada miembro (mínimo 10 pasos).
• Listado de documentos de apoyo y posibles indicadores de evaluación.
3. El documento deberá contener entre 5 y 20 páginas empleando redacción clara, directa y formal.
4. Incluyan referencias bibliográficas en formato APA 7

Instrucciones

¿Qué procedimientos de la vida cotidiana con instrucciones has realizado últimamente?

¿Qué nombres de procedimientos en diferentes ámbitos de las relaciones públicas identifican?

Diferentes ámbitos de las Relaciones Públicas:

1.- Comunicación externa

2.- Comunicación interna

3.- Eventos y protocolo

4.- Gestión de crisis y reputación

 5.- Responsabilidad social y comunidad

Procedimiento para la organización de eventos de apertura de desarrollos inmobiliarios

 

Objetivo: Garantizar la correcta planeación, coordinación y ejecución de los eventos de apertura de nuevos desarrollos inmobiliarios, con el fin de fortalecer la imagen corporativa y consolidar la relación con clientes, medios y socios estratégicos.

 

 Instrucciones

Etapa 1: Planeación previa

1. Defina la fecha, horario y lugar del evento con al menos 30 días de anticipación.
2. Elabore el presupuesto considerando montaje, catering, publicidad, staff y seguridad.
3. Diseñe la lista de invitados (clientes potenciales, autoridades, medios de comunicación y socios).

Etapa 2:  Comunicación y convocatoria

4. Redacte y envíe las invitaciones oficiales (digitales e impresas) con mínimo 15 días de anticipación.
5. Publique comunicados en redes sociales y medios aliados para generar expectativa.
6. Confirme asistencia de invitados clave mediante llamadas telefónicas personalizadas.

Etapa 3: Diseño de la Logística del evento

7. Contrate proveedores de mobiliario, sonido, iluminación y catering.
8. Coordine con el área de diseño la colocación de logotipos, pendones y material promocional.
9. Prepare el programa oficial del evento (bienvenida, discurso, corte de listón, recorrido, brindis).

Etapa 4: Ejecución del evento

10. Asigne un responsable de recepción de invitados y entrega de gafetes o kits de bienvenida.
11. Asegure la atención personalizada a medios de comunicación (espacio para entrevistas y kit de prensa).
12. Supervise el cumplimiento del cronograma durante el evento.

Etapa 5:  Cierre y seguimiento

13. Agradezca la asistencia mediante correo electrónico o carta personalizada en las 48 horas posteriores.
14. Publique fotos y notas del evento en redes sociales y página web de la inmobiliaria.
15. Evalúe resultados (asistencia, cobertura mediática, prospectos generados).
16. Elabore un informe interno con base en los resultados obtenidos.

 

¿Cómo redactar instrucciones?

Montolío y el experto español Mario Tascón, en su libro El derecho a entender, afirman que uno de los requisitos para desarrollar una comunicación clara en el ámbito laboral es conocer con rigor los mecanismos discursivos, estructuras y elementos de la exposición, la argumentación y la instrucción. Ellos diferencian tres tipos principales de textos según su finalidad:

1.- Expositivos: tienen como objetivo prioritario informar (p. ej.: informe, memorando, oficio, comunicado, etc.).

2.- Argumentativos: pretenden convencer o persuadir (p. ej.: solicitud, reclamo, artículo de opinión, ensayo, reseña, etc.).

3.- Instructivos: se proponen mostrar cómo se hace algo. Están orientados a motivar una acción del lector (p. ej.: manual, guía, reglamento, estatuto, bases, etc.).

 

Características de un texto instructivo

 

Un texto instructivo presenta un conjunto de órdenes o de recomendaciones para realizar una actividad específica. Estas indicaciones en algunos textos instrucctivos conforman una secuencia organizada de pasos que deben seguirse uno a continuación del otro. Es el caso, por ejemplo, de las guías de uso. Sin embargo, en otros textos instructivos dichas indicaciones no necesariamente deben realizarse en un orden temporal determinado (primero esto, luego lo otro), por ejemplo, en los reglamentos. 

 Definición de instrucción

Una instrucción es un texto breve y funcional que tiene como propósito orientar, guiar o indicar a una persona o grupo la manera correcta de realizar una acción o procedimiento.

Recomendaciones sobre la cantidad de instrucciones

1. Suficientes para cubrir todas las etapas.
• Un procedimiento debe contener todas las acciones necesarias para que cualquiera pueda reproducir el proceso sin dudas.
• Normalmente se dividen en etapas (planeación, ejecución, seguimiento), y cada una incluye de 3 a 6 instrucciones.
2. Cantidad promedio:
• Un procedimiento sencillo: entre 5 y 10 instrucciones.
• Un procedimiento intermedio: entre 10 y 15 instrucciones.
• Procedimientos muy complejos (ej. organización de un congreso o manejo de crisis): pueden llegar a 20 o más instrucciones, pero siempre bien agrupadas en secciones.
3. Claridad sobre cantidad.
• Es mejor menos instrucciones claras que muchas mal redactadas.
• Se recomienda que cada instrucción contenga una sola acción, evitando instrucciones “dobles” que generen confusión.
4. Estructura visual.
• Organizar en bloques o etapas hace más digerible el procedimiento:
• Ejemplo: Planeación previa (3 pasos), Comunicación y convocatoria (3–4 pasos), Ejecución (4–5 pasos), Cierre y seguimiento (3 pasos).

En resumen, un procedimiento bien diseñado para RRPP suele tener entre 10 y 15 instrucciones en total, organizadas por etapas, para mantener claridad, orden y aplicabilidad real.

Referencias:

Cassany, D. (2006). La cocina de la escritura (6.ª ed.). Anagrama.

Hernández, J. M., & Barrientos, M. (2014). Redacción y comunicación en las organizaciones. McGraw-Hill Interamericana.

Hernández Zamora, G. (2019). Manual de redacción académica y profesional. Universidad Nacional Autónoma de México.Real Academia Española. (2010). Ortografía de la lengua española. Espasa Libros.

Ejercicio de comprensión lectora de la infografía:

https://www.topworksheets.com/t/Itew_7OH6d3

Tarea: Redacción de instrucciones de un procedimiento en RRPP

 

Instrucciones:

1. Selecciona un procedimiento dentro del ámbito de las Relaciones Públicas en una empresa (ejemplos: organización de conferencias de prensa, elaboración de comunicados oficiales, atención a quejas de clientes, gestión de redes sociales, etc.).
2. Redacta un documento breve (1–2 cuartillas) con las instrucciones claras y secuenciales para llevar a cabo dicho procedimiento.
3. Incluye:
• Título del procedimiento.
• Objetivo del procedimiento (1–2 oraciones).
• Instrucciones paso a paso (mínimo 10, máximo 15).
• Uso de verbos en infinitivo o imperativo de forma consistente.
• Formato visual adecuado (numeración o viñetas).
4. Entrega en formato Word o PDF.

 

Extensión: 1–2 cuartillas