Elaboración de Manuales de Procedimientos en las Relaciones Públicas

Elaboración de Manuales de Procedimientos en las Relaciones Públicas

1.  Definición y Propósitos

1.1. Definción

Un manual de procedimientos de Relaciones Públicas es un documento técnico-administrativo que detalla de forma ordenada, secuencial y escrita las actividades que deben seguirse en el departamento.

1.2. Propósito general

Estandarizar procesos de trabajo, facilitar la capacitación del personal y garantizar que la organización proyecte una imagen coherente frente a sus públicos internos y externos.

1.3. Principales propósitos:

• Documentar las acciones específicas de comunicación.
• Establecer responsabilidades y jerarquías en cada procedimiento.
• Optimizar tiempos y recursos.
• Minimizar errores en la ejecución.
• Servir como material de formación para estudiantes y nuevos profesionales.

2. Estructura de un Manual de Procedimientos de Relaciones Públicas

 

2.1. Portada y Datos Generales

• Nombre de la organización
• Título del manual
• Fecha de elaboración/actualización
• Área responsable

2.2. Introducción

• Alcance del manual (área, departamentos o públicos a los que se dirige).
• Objetivo general del documento.
• Fundamentación: en esta sección se explica el porqué de la existencia del manual, sustentándolo con argumentos teóricos, prácticos y contextuales conectando la importancia de la disciplina de Relaciones Públicas con la necesidad de sistematizar cierto(s) proceso(s) en la organización.

2.3. Información de la organización

• Misión, visión, valores
• Principios éticos de comunicación.
• Estructura del área de relaciones públicas.

 2.4. Glosario de Términos

• Definiciones claras de conceptos frecuentes: stakeholders, comunicado, house organ, vocería, protocolo, KPI, entre otros.

2.5. Normatividad de Referencia

• Lineamientos internos (estatutos de la institución, códigos de ética).
• Reglamentos externos aplicables (ley de transparencia, normas de comunicación digital, protección de datos).

2.6. Procedimientos Específicos

Cada procedimiento debe redactarse con una estructura estándar, por ejemplo:

1. Nombre del procedimiento (ej. Organización de conferencias de prensa en…).
2. Objetivo específico (ej. Garantizar la adecuada atención a medios de comunicación).
3. Alcance (qué áreas participan y hasta dónde llega el procedimiento).
4. Responsables (roles: director de comunicación, jefe de prensa, community manager, eo.).
5. Recursos necesarios (materiales, humanos, tecnológicos).
6. Descripción secuencial de actividades:
7. Formatos y documentos de apoyo (plantillas, checklists, guías de estilo).
8. Indicadores de evaluación (ej. número de medios presentes, publicaciones generadas).

2.7. Diagramas de Flujo

• Representación gráfica de cada procedimiento.
• Permite visualizar responsables y secuencia de actividades.

2.8 Anexos

• Modelos de comunicados, notas de prensa, guiones de vocería.
• Checklists de organización de eventos, listas de invitados.

3. Ámbitos de Procedimientos en Relaciones Públicas

Los manuales pueden especializarse en diferentes ámbitos:

• Comunicación interna: boletines, house organ, comunicación digital interna, eo.
• Comunicación externa: atención a medios, organización de ruedas de prensa, gestión de entrevistas, eo.
• Eventos institucionales: inauguraciones, aniversarios, conferencias académicas, eo.
• Manejo de crisis: protocolos de respuesta, mensajes clave, responsables de vocería, eo.
• Responsabilidad social corporativa: campañas de sostenibilidad, voluntariado.
• Protocolo y ceremonial: orden de precedencias, redacción de discursos, atención a invitados especiales, eo.

4. Estilo de Redacción del Manual

La redacción debe ser:

• Clara y directa: usar verbos en infinitivo o imperativo (elaborar, enviar, verificar, coordinar).
• Uniforme: misma estructura en todos los procedimientos.
• Objetiva: evitar adjetivos innecesarios o ambigüedades.
• Normada: incluir referencias a reglamentos o manuales de identidad.
• Accesible: utilizar cuadros, numeraciones y diagramas para facilitar la consulta.

Ejemplo:

Paso 1. Redactar el comunicado de prensa de acuerdo con la plantilla institucional.

Paso 2. Enviar a revisión con el Director de Comunicación.

Paso 3. Difundir el comunicado a la lista de medios aprobada.

5. Beneficios del Manual de Procedimientos en Relaciones Públicas

• Coherencia institucional: asegura que todos los actores sigan un mismo guion comunicacional.
• Capacitación: material de enseñanza para estudiantes y formación de nuevos colaboradores.
• Eficiencia: evita duplicidades y omisiones en tareas críticas.
• Control y evaluación: facilita medir resultados y retroalimentar los procesos.
• Imagen pública: refuerza la credibilidad y profesionalismo de la organización.

 

Referencias (APA 7)

• Fernández, J. L. (2018). Manual de comunicación institucional y relaciones públicas. ESIC Editorial.
• Losada-Díaz, J. C. (2016). Gestión de la comunicación en las organizaciones. Editorial UOC.
• Palencia-Lefler, M. (2019). Relaciones públicas: Estrategias y procedimientos. Editorial UOC.
• Xifra, J. (2021). Comunicación corporativa y relaciones públicas (6ª ed.). Editorial UOC.
• Yanes Mesa, L. (2017). Manual de procedimientos administrativos. Trillas.

Tarea: Ejemplo de un Borrador de un Manual de Procedimientos de Relaciones Públicas

 

Objetivo de la tarea:

El estudiante será capaz de redactar un borrador estructurado de un manual de procedimientos de una organización en uno o varios ámbitos de las  Relaciones Públicas, aplicando los elementos teóricos revisados en clase y mostrando claridad, coherencia y profesionalismo en la comunicación escrita.

 

Instrucciones:

1. Seleccionen  una organización para un ámbito de aplicación en las relaciones públicas (empresa, universidad, inmobiliaria, hospital, ONG, evento cultural, etc.).
2. Redacten un borrador de manual de procedimientos que incluya, como mínimo:
• Portada y datos generales.
• Introducción (alcance, objetivo general y fundamentación).
• Información institucional (misión, visión y valores).
• Glosario de términos.
• Procedimientos específicos detallados con base al número de integrantes del equipo siendo un procedimiento por cada miembro (mínimo 10 pasos).
• Listado de documentos de apoyo y posibles indicadores de evaluación.
3. El documento deberá contener entre 5 y 20 páginas empleando redacción clara, directa y formal.
4. Incluyan referencias bibliográficas en formato APA 7