Diferentes
ámbitos de las Relaciones Públicas:
1.- Comunicación
externa
2.- Comunicación
interna
3.- Eventos
y protocolo
4.- Gestión
de crisis y reputación
5.- Responsabilidad social y comunidad
Procedimiento
para la organización de eventos de apertura de desarrollos inmobiliarios
Objetivo: Garantizar la correcta planeación,
coordinación y ejecución de los eventos de apertura de nuevos desarrollos
inmobiliarios, con el fin de fortalecer la imagen corporativa y consolidar la
relación con clientes, medios y socios estratégicos.
Instrucciones
Etapa 1: Planeación
previa
- Defina la fecha, horario y lugar del
evento con al menos 30 días de anticipación.
- Elabore el presupuesto considerando
montaje, catering, publicidad, staff y seguridad.
- Diseñe la lista de invitados (clientes
potenciales, autoridades, medios de comunicación y socios).
Etapa 2: Comunicación y
convocatoria
- Redacte y envíe las invitaciones
oficiales (digitales e impresas) con mínimo 15 días de anticipación.
- Publique comunicados en redes sociales y
medios aliados para generar expectativa.
- Confirme asistencia de invitados clave
mediante llamadas telefónicas personalizadas.
Etapa 3: Diseño de la Logística del evento
- Contrate proveedores de mobiliario,
sonido, iluminación y catering.
- Coordine con el área de diseño la
colocación de logotipos, pendones y material promocional.
- Prepare el programa oficial del evento
(bienvenida, discurso, corte de listón, recorrido, brindis).
Etapa 4: Ejecución del evento
- Asigne un responsable de recepción de
invitados y entrega de gafetes o kits de bienvenida.
- Asegure la atención personalizada a
medios de comunicación (espacio para entrevistas y kit de prensa).
- Supervise el cumplimiento del cronograma
durante el evento.
Etapa 5: Cierre y seguimiento
- Agradezca la asistencia mediante correo
electrónico o carta personalizada en las 48 horas posteriores.
- Publique fotos y notas del evento en redes
sociales y página web de la inmobiliaria.
- Evalúe resultados (asistencia, cobertura mediática, prospectos generados).
- Elabore un informe interno con base en los resultados obtenidos.
¿Cómo redactar instrucciones?
Montolío y el experto español Mario Tascón, en su libro El derecho a entender, afirman que uno de los requisitos para desarrollar una comunicación clara en el ámbito laboral es conocer con rigor los mecanismos discursivos, estructuras y elementos de la exposición, la argumentación y la instrucción. Ellos diferencian tres tipos principales de textos según su finalidad:
1.- Expositivos: tienen como objetivo prioritario informar (p. ej.: informe, memorando, oficio, comunicado, etc.).
2.- Argumentativos: pretenden convencer o persuadir (p. ej.: solicitud, reclamo, artículo de opinión, ensayo, reseña, etc.).
3.- Instructivos: se proponen mostrar cómo se hace algo. Están orientados a motivar una acción del lector (p. ej.: manual, guía, reglamento, estatuto, bases, etc.).
Características de un texto instructivo
Un texto instructivo presenta un conjunto de órdenes o de recomendaciones para realizar una actividad específica. Estas indicaciones en algunos textos instrucctivos conforman una secuencia organizada de pasos que deben seguirse uno a continuación del otro. Es el caso, por ejemplo, de las guías de uso. Sin embargo, en otros textos instructivos dichas indicaciones no necesariamente deben realizarse en un orden temporal determinado (primero esto, luego lo otro), por ejemplo, en los reglamentos.
Definición de instrucción
Una instrucción es un texto breve y funcional que tiene como propósito orientar, guiar o indicar a una persona o grupo la manera correcta de realizar una acción o procedimiento.
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Recomendaciones sobre la cantidad de
instrucciones
- Suficientes
para cubrir todas las etapas.
- Un procedimiento debe contener todas las acciones necesarias
para que cualquiera pueda reproducir el proceso sin dudas.
- Normalmente se dividen en etapas (planeación, ejecución,
seguimiento), y cada una incluye de 3 a 6 instrucciones.
- Cantidad promedio:
- Un procedimiento sencillo: entre 5 y 10 instrucciones.
- Un procedimiento intermedio: entre 10 y 15 instrucciones.
- Procedimientos muy complejos (ej. organización de un congreso o
manejo de crisis): pueden llegar a 20 o más instrucciones, pero
siempre bien agrupadas en secciones.
- Claridad sobre cantidad.
- Es mejor menos instrucciones claras que muchas mal
redactadas.
- Se recomienda que cada instrucción contenga una sola acción,
evitando instrucciones “dobles” que generen confusión.
- Estructura visual.
- Organizar en bloques o etapas hace más digerible el
procedimiento:
- Ejemplo: Planeación previa (3 pasos), Comunicación y
convocatoria (3–4 pasos), Ejecución (4–5 pasos), Cierre y seguimiento (3
pasos).
En resumen, un procedimiento bien diseñado para RRPP suele tener entre 10 y 15
instrucciones en total, organizadas por etapas, para mantener claridad,
orden y aplicabilidad real.
Tarea: Redacción de instrucciones de
un procedimiento en RRPP
Instrucciones:
- Selecciona
un procedimiento dentro del ámbito de las Relaciones Públicas en una
empresa (ejemplos: organización de conferencias de prensa, elaboración de
comunicados oficiales, atención a quejas de clientes, gestión de redes
sociales, etc.).
- Redacta
un documento breve (1–2 cuartillas) con las instrucciones claras y
secuenciales para llevar a cabo dicho procedimiento.
- Incluye:
- Título del procedimiento.
- Objetivo del procedimiento
(1–2 oraciones).
- Instrucciones paso a paso (mínimo 10, máximo 15).
- Uso de verbos en infinitivo o imperativo de forma
consistente.
- Formato visual adecuado (numeración o
viñetas).
- Entrega
en formato Word o PDF.
Extensión:
1–2 cuartillas
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