1.10.- ¿Cómo redactar instrucciones?

¿Cómo redactar instrucciones?

Montolío y el experto español Mario Tascón, en su libro El derecho a entender, afirman que uno de los requisitos para desarrollar una comunicación clara en el ámbito laboral es conocer con rigor los mecanismos discursivos, estructuras y elementos de la exposición, la argumentación y la instrucción. Ellos diferencian tres tipos principales de textos según su finalidad:

1.- Expositivos: tienen como objetivo prioritario informar (p. ej.: informe, memorando, oficio, comunicado, etc.).

2.- Argumentativos: pretenden convencer o persuadir (p. ej.: solicitud, reclamo, artículo de opinión, ensayo, reseña, etc.).

3.- Instructivos: se proponen mostrar cómo se hace algo. Están orientados a motivar una acción del lector (p. ej.: manual, guía, reglamento, estatuto, bases, etc.).

 

Características de un texto instructivo

 

Un texto instructivo presenta un conjunto de órdenes o de recomendaciones para realizar una actividad específica. Estas indicaciones en algunos textos instrucctivos conforman una secuencia organizada de pasos que deben seguirse uno a continuación del otro. Es el caso, por ejemplo, de las guías de uso. Sin embargo, en otros textos instructivos dichas indicaciones no necesariamente deben realizarse en un orden temporal determinado (primero esto, luego lo otro), por ejemplo, en los reglamentos.

 

De acuerdo con el Manual de escritura académica y profesional, en un TI alguien que posee un saber (emisor experto) instruye a alguien (receptor lego) que desconoce, total o parcialmente, cómo hacer algo (el procedimiento). Según dicha fuente, los textos instructivos le permiten acceder a un conocimiento específico a un lector que desconoce el procedimiento para llevar a cabo una tarea.

El experto español Daniel Cassany, en su libro Afilar el lapicero, precisa que un tipo particular de instrucciones son los procedimientos. Estos fijan el funcionamiento de toda una empresa o institución, o regulan una actividad. Algunos ejemplos son las leyes, los reglamentos, las normativas o los estatutos, comunes en el lenguaje administrativo y el jurídico.

 

De otra parte, en su libro Reparar la escritura el autor ofrece pautas básicas para redactar un texto instructivo:

1.- Determine el objetivo: qué quieres que haga el lector.

2.- Divida la acción en etapas. Identifica cuántas hay.

3.- Ordene las instrucciones lógica o cronológicamente.

4.- Use el mismo tipo de lenguaje para escribir cada una.

5.- Compruebe que se comprenda cada una.

 

Consejos para escribir instrucciones y recomendaciones claras y precisas

 

En su libro Afilar el lapicero, Cassany brinda una primera orientación acerca de la perspectiva que se debe asumir al formular indicaciones:

 

La mejor manera de escribir instrucciones es meterse en la piel del usuario, de la persona que las leerá. Ello nos puede hacer entender su «mirada».

A continuación, se presentan las recomendaciones para la escritura de instrucciones:

1.- Póngale título a cada grupo de instrucciones. Este puede ser el objetivo (instalar un programa en la PC), el producto final (presupuesto del proyecto) o el tema (reglas de etiqueta en la oficina). El título permite referirse a las instrucciones en otros puntos del texto.

2.- Elija los términos más adecuados. Estos deben ser precisos y también sencillos para que el lector pueda comprenderlos. Además, se deben evitar las formulaciones ambiguas y confusas.

3.- Seleccione la forma verbal adecuada. Es mejor emplear el modo verbal imperativo, que expresa mandato o exhortación, usando los tratamientos de tú (p. ej., evita los términos) o usted (p. ej., evite). Así nos dirigimos directamente al lector. El imperativo es más claro que la impersonalidad (p. ej., se responde) o el infinitivo (p. ej., responder). Respecto del tratamiento (tú o usted), en el Manual de escritura se señala que ello dependerá del grado de formalidad del texto.

4.- Empiece con el verbo. Iniciar cada instrucción con el verbo hace más clara la redacción. Lo primero que ve el lector, al principio de cada línea, es lo que debe hacer.

5.- Evite las negaciones, siempre que sea posible. Estas son más difíciles de comprender que las afirmaciones. Es mejor formular las instrucciones de manera afirmativa, si es factible.

6.- Elimine las repeticiones. Se debe evitar reiterar las indicaciones. Es mejor resumirlas.

7.- Mantenga la homogeneidad. Conviene mantener en todas las instrucciones la forma de redactar elegida. Por ejemplo, es un error iniciar con un sustantivo -como aquí, con homogeneidad- si en el resto de instrucciones se utiliza un verbo conjugado. Sería mejor decir Escribe instrucciones homogéneas.

 

Por otro lado, en el Manual de escritura se indica que la cantidad de información expresada depende del procedimiento que se detalla y de su finalidad. Asimismo, se debe considerar el grado de conocimiento del lector acerca del tema. Es decir, si escribimos instrucciones para alguien que tiene una noción previa del procedimiento, es posible reducir la cantidad de información expresada.

 

Según el Manual de escritura, con el fin de marcar el orden de las instrucciones y facilitar su comprensión, estas deben presentarse en párrafos diferentes empleando una de estas dos opciones:

I) Conectores. Esta opción permite establecer mediante palabras el orden cronológico del procedimiento. Resulta recomendable si se presentarán pocas instrucciones. Ejemplo (se han destacado los conectores utilizados):

Rellenar un cheque

En primer lugar, en el recuadro central, escribe el nombre del beneficiario, precedido de la letra «a».
A continuación, en el recuadro correspondiente, especifica el monto, en números y en letras.
Para terminar, firma el cheque en el espacio reservado para ello.

II) Números. Esta opción resulta recomendable si se presentarán muchas instrucciones. Ejemplo:

Instalación manual de Windows 7 SP1 desde Windows Update.

1) Selecciona el botón Inicio > Todos los programas > Windows Update.
2) En el panel izquierdo, selecciona Buscar actualizaciones.
3) Si se encuentran actualizaciones importantes, selecciona el vínculo para ver las disponibles. En la lista, selecciona Service Pack para Microsoft Windows y después Aceptar.
4) Selecciona Instalar actualizaciones. Es posible que te pidan una contraseña de administrador o que te soliciten confirmar tu elección.
5) Sigue las instrucciones para instalar SP1.
6) Una vez instalado el SP1, inicia sesión en tu equipo. Si deshabilitaste el antivirus antes de la instalación, no te olvides de volver a activarlo.

 

Al respecto, en Afilar el lapicero Cassany aconseja preferir las cifras arábigas (1, 2, 3) a las romanas (i, ii, iii) y a las letras (a, b, c), porque son más claras para presentar instrucciones; además, recomienda emplear decimales en las secuencias largas (1.1; 1.2; 2.1; 2.2), sin abusar.

Fuente: 

CUESTA Escobedo, Martín (2022) Cómo escribir instrucciones y dar recomendaciones precisas en https://www.meer.com/es/70130-como-escribir-instrucciones-y-recomendaciones-precisas